Registros duplicados podem aparecer se você tiver várias pessoas inserindo dados em um banco de dados sem salvaguardas suficientes. Mesclar vários bancos de dados também pode causar duplicatas. O Access fornece uma ferramenta de consulta para localizar duplicatas em seu banco de dados. Você pode então removê-los ou mesclá-los, tornando seu banco de dados mais fácil de ler e mais eficaz.
Passos
Etapa 1. Saiba o que torna os dados "duplicados"
Dados duplicados não significam que todos os campos são idênticos. Por exemplo, um cliente que foi inserido no banco de dados duas vezes pode ter dois IDs diferentes e grafias potencialmente diferentes. Por outro lado, se o nome for comum, podem ser dois clientes diferentes. Você precisará comparar os dados disponíveis e verificar cada resultado cuidadosamente para determinar o que é e o que não é duplicado.
Etapa 2. Faça backup de seu banco de dados
É recomendável que você crie um novo backup antes de fazer grandes mudanças. Dessa forma, você pode restaurar o banco de dados se excluir acidentalmente as entradas erradas.
- Clique no menu Arquivo e selecione "Salvar como" ou "Salvar e publicar".
- Clique em "Backup de banco de dados" na seção Avançado. Siga as instruções para fazer backup de seu banco de dados.
Etapa 3. Informe aos outros usuários que você está prestes a fazer alterações
Para evitar conflitos de dados, tente garantir que nenhum outro usuário adicionará dados ao banco de dados. Isso não é obrigatório, mas pode poupar dor de cabeça mais tarde, se as coisas derem errado.
Defina seu banco de dados para o modo exclusivo, se puder. Isso impedirá que quaisquer alterações sejam feitas por outros usuários. Clique no menu Arquivo e selecione "Opções" e, em seguida, selecione "Configurações do cliente". Na seção "Modo de abertura padrão", selecione "Exclusivo". Se você não tiver muitas pessoas usando o banco de dados, geralmente não precisa se preocupar com isso
Etapa 4. Abra o Assistente de Consulta
A ferramenta de consulta pode localizar entradas que contêm conteúdo duplicado. O processo para iniciar o assistente varia dependendo da versão do Access que você está usando:
- 2013/2010 - Clique na guia "Criar" e depois em "Assistente de Consulta".
- 2007 - Clique na guia "Inserir" ou "Criar" e selecione "Assistente de consulta".
- 2003 - Abra a janela Banco de dados e selecione a guia "Consultas". Clique no botão "Novo".
Etapa 5. Selecione "Find Duplicates Query Wizard"
Esta consulta compara os campos para encontrar entradas duplicadas.
Etapa 6. Escolha a tabela que deseja pesquisar
Todas as tabelas em seu banco de dados serão listadas. Selecione a tabela que você deseja verificar se há duplicatas.
Para a maioria das verificações de duplicatas, você deseja manter a visualização "Tabelas" selecionada
Etapa 7. Selecione os campos que você acha que contêm duplicatas
Selecione todos os campos que deseja comparar para dados duplicados. Inclua campos suficientes para fazer um julgamento. As duplicatas só são retornadas se os campos corresponderem a caractere por caractere. Você pode usar expressões para encontrar correspondências parciais.
- Evite usar campos gerais. Evite usar campos como data ou local para reduzir a confusão ao comparar entradas.
- Sem campos suficientes para fazer uma distinção entre os registros, ou com campos que são muito gerais, você obterá muitos resultados duplicados.
Etapa 8. Selecione campos adicionais para visualizar
Um ou dois campos adicionais podem ajudá-lo a decidir se os dados estão realmente duplicados. Por exemplo, um campo ID do pedido ajudará você a determinar se o mesmo nome duas vezes são entradas separadas. Inclua pelo menos um campo para ajudar a fazer essa distinção e evitar a perda acidental de dados.
Etapa 9. Crie a consulta
Você será solicitado a dar um nome à consulta. Clique em "Concluir" para ver os resultados.
Etapa 10. Revise seus resultados cuidadosamente
Quaisquer possíveis duplicatas com base em seus critérios serão exibidas. Analise cada um dos resultados e use o conhecimento que você tem sobre sua empresa para decidir se a entrada é uma duplicata. Certifique-se absolutamente de que um registro é uma duplicata antes de removê-lo.
Se você não conseguir decidir, recrie a consulta com um campo adicional para ajudá-lo a tomar sua decisão
Etapa 11. Exclua os registros duplicados
Clique com o botão direito na coluna da esquerda e selecione "Excluir registro" para remover uma duplicata. Você pode selecionar vários registros para excluí-los todos de uma vez.
- Você pode querer mesclar alguns dados de um dos registros duplicados no registro que planeja manter.
- Certifique-se de não excluir todos os registros que aparecem na lista de resultados duplicados, ou você não terá um registro original sobrando.
